Jika Anda harus
membuat surat dengan format atau konsep yang sama dengan menggunakan microsoft
word yang akan ditujukan kepada banyak penerima, Anda tidak perlu membuat surat
tersebut satu demi satu pada lembar microsoft word yang memang akan sangat
merepotkan.
Dengan fasilitas
mail merge, Anda perlu membuat satu konsep surat dan daftar alamat tujuan
kemudian menghubungkannya dan semua surat tersebut siap untuk Anda cetak.
Selain untuk
membuat surat seperti diatas, mail merge juga banyak digunakan untuk membuat
sertifikat dalam jumlah yang banyak.
Cara menggunakan
Mail Merge, bisa Anda lihat melalui contoh berikut ini :
Buka lembar kerja
baru Microsoft Word dan ketikkan Surat dengan format seperti berikut :
dari format surat
seperti itu kita mendapati bahwa yang akan berubah disetiap surat dengan
penerima yang berbeda adalah Nomor Surat dan Alamat Tujuan Surat.
Sebelum melangkah
lebih jauh, perlu diketahui bahwa fasilitas Mail Merge Microsot Word ada pada
Tab Mailings dengan tampilannya seperti ini :
Kalo sudah puas
lihat-lihat, lanjut.... :-D
Jika format surat
sudah siap, pada Tab Mailings di Group Start Mail Merge, klik Select Recipients
dan pilih Type New List sehingga muncul dialog box New Address List seperti
berikut :
Klik pada
Customize Columns, sehingga muncul dialog box berikut :
Daftar Field
Names tersebut adalah nama-nama kolom pada dialog box New Address List. Ingat,
bahwa yang kita butuhkan untuk membuat surat seperti konsep diatas adalah Nomor
Surat dan Alamat Tujuan Surat.
Untuk mempermudah
pekerjaan kita dalam melakukan input data, Nomor Surat dan Alamat Surat Tujuan
akan kita buat dalam beberapa kolom sehingga akan menjadi : Nomor Surat adalah
Field Nomor dan Alamat Tujuan Surat terdiri atas Field Alamat (bersisi nama
jalan), Field Desa, Field Kabupaten, Field Propinsi, Field Kode Pos.
Gantilah semua
Field Names tersebut dengan data yang kita butuhkan yaitu Nomor Surat dan
Alamat Tujuan Surat. Caranya, Anda bisa menghapus semua field names tersebut
satu persatu dengan cara klik Delete kemudian memasukkan Field Names baru
sesuai dengan yang Anda butuhkan dengan klik pada Add dan masukkan nama field
yang Anda inginkan.
Cara yang akan
kita lakukkan adalan dengan melakukkan Rename pada Field Names yang ada. klik
Rename sehingga muncul dialog box Rename Field seperti berikut :
Ganti Kata Title
dengan Nomor dan klik OK. Lakukan cara yang sama pada Field Names lainnya dan
lakukan Delete pada field yang tidak Anda butuhkan. Sehingga jika Field Names
yang Anda butuhkan telah ada semuanya maka tampilan dialog box Customize
Address List akan seperti berikut :
Kemudian klik OK,
dan masukkan data Nomor Surat dan Alamat Tujuan Surat pada Field yang telah
Anda buat seperti berikut ini :
Setelah selesai
menginput semua data yang dibutuhkan, klik OK. Anda akan diminta untuk
menyimpan data yang telah Anda buat tersebut, pilih lokasi penyimpanan dan klik
SAVE.
Langkah
selanjutnya adalah memasukan semua data tersebut ditempat yang sesuai pada
format surat yang telah dibuat sebelumnya.
Tempatkan kursor
dimana kita kan meletakkan Nomor Surat, kemudian klik pada Insert Merge Field
pada grup Write And Insert Field, kemudian pilih Nomor. lakukan cara yang sama
pada field Nama, Alamat, Desa, Kabupaten, Propinsi dan Kode Pos, sehingga
tampilan surat kita akan menjadi seperti berikut :
Kemudian klik
Preview Results pada grup Preview Resuts untuk menampilkan data.
Bagian yang
dilingkari tersebut adalah untuk navigasi data. Angka 1 berarti akan
menampilkan data pada record ke-1 dari
data Nomor Surat dan Alamat Tujuan Surat.
Langkah terakhir
adalah melakukan pencetakan surat.
Pada grup Finish,
klik Finish Merge dan pilih Print Documents, sehingga muncul dilaog box berikut
:
Pilih All jika
anda ingin mencetak semua surat, pilih Current Record jika Anda hanya ingin
mencetak Surat dengan record yang aktif, atau pilih From jika anda ingin
mencetak surat dengan record tertentu dan masukkan nomor record yang Anda
inginkan. Kemudian Klik OKE.
Semoga Bermanfaat
0 komentar:
Posting Komentar